Le aziende fanno sempre più fatica a gestire le PEC

Per le aziende la PEC è sempre più un problema che una semplificazione. Dal 1° ottobre 2020, cioè da quando per legge è diventato obbligatorio per aziende, liberi professionisti e ditte individuali possedere una casella di posta elettronica certificata, la gestione di quest’ultima è diventata fonte di infiniti grattacapi.

Una PEC infatti richiede di essere gestita con particolare cura dato il suo valore legale, ma spesso questo è impossibile all’interno di un ufficio o di un’azienda. Non di rado, infatti un’unica casella PEC è gestita da più persone portando all’insorgenza di una serie di problematiche.

La prima è che più persone che operano su una stessa casella mail possono causare una situazione per cui nei fatti è impossibile risalire a chi ha per primo visto una data mail o quando questo è avvenuto e quale esito ha avuto l’apertura (un inoltro, una risposta, ecc.).

La seconda, conseguenza della prima, è che possono darsi situazioni nelle quali più persone stanno rispondendo ad una stessa mail, l’una all’insaputa dell’altra. Oppure, vedendo il messaggio già letto, può accadere che nessuno se ne faccia carico pensando che sia stato qualcun altro.

Per rispondere a queste problematiche negli ultimi anni si sono sviluppati degli strumenti ad hoc: i gestionali PEC.

Un gestionale PEC è infatti dotato di una serie di funzioni in più rispetto al classico client di posta che permettono a più utenti di uno stesso ufficio/azienda di gestire ordinatamente i flussi di posta elettronica certificata. Un gestionale PEC dispone di un sistema di livelli di autorizzazioni in modo da permettere solo a determinati utenti di leggere, inoltrare e rispondere alle mail. In questo modo si risolve il problema tipico della PEC letta rimasta senza risposta, o con due risposte.

L’altro elemento che rende un gestionale PEC inestimabile per aziende e uffici è la presenza della cronologia condivisa delle azioni sulla mail. Ogni utente in questo modo può sapere chi e quando ha fatto una determinata azione in relazione ad una mail PEC, evitando equivoci e rimpalli di responsabilità.

Tra i programmi di questo tipo più ricchi di funzionalità attualmente presenti sul mercato spicca PecOrganizer, gestionale PEC sviluppato dall’Italiana Euroged e già utilizzato con successo da numerose aziende.

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